QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN CƠ BẢN

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều mặt hàng khác nhau vì thế mà thủ tục hải quan cũng có sự khác nhau, có khi là khác nhau rất nhiều. Chúng tôi xin cập nhật những bước làm thủ tục hải quan cơ bản nhất, áp dụng cho nhiều mặt hàng khác nhau.

Thủ tục hải quan là gì?

Là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.

Tại sao phải làm thủ tục thông quan?

Thông quan hàng hóa là yêu cầu bắt buộc, nhằm giải quyết hai vấn đề cơ bản như sau:

Thứ nhất, để Nhà nước tính và thu thuế. Đây là mục đích quá thiết thực và  quan trọng trả lời tại sao chúng ta lại phải tốn quá nhiều thời gian, công sức của bao nhiêu người để giải quyết công việc này.

Thứ hai, để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra hoặc vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm. Do vậy, bạn không thể nhập ngà voi, ma túy,…. vào Việt Nam; và cũng không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch.

Quy trình làm thủ tục hải quan

Trong bài viết này,  chúng tôi đề cập vào công việc của người khai hải quan cho loại hình kimh doanh hàng hóa đi bằng đường biển.

Với những loại hình khác, các bước cơ bản cũng gần tương tự như loại hình kinh doanh và có bổ sung theo đặc thù từng loại hình. Thủ tục thông quan cho hàng Air cũng tương tự, nhưng thường với tiến độ nhanh hơn.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan

Xem về bộ chứng từ hải quan:

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

Trước tiên công ty bạn cần mua chữ ký số, sau đó bạn có thể tự đăng ký (tuy nhiên việc tự làm sẽ khá khó khăn cho bạn), vì vậy bạn có thể nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp.

Kể cả bạn đã mua từ trước, thì vẫn có thể liên hệ với họ nhờ làm giúp, và thường là miễn phí. Bên cạnh đó, nếu công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên.

Nếu bạn tự đăng ký thì cũng sẽ có các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan.

Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Bạn có thể dùng dùng phần mềm của các công ty công nghệ được công nhận, các công ty đủ điều kiện như:

  • Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT;
  • Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn;
  • Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L;
  • Công ty cổ phần Softech;
  • Công ty cổ phần TS24

Trong danh sách trên, phần mềm ECUS của Thái Sơn là phần mềm được nhiều công ty lựa chọn sử dụng nhiều nhất

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này. Trong trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm, kiểm tra an toàn chất lượng,…

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai. Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng: xanh, vàng, đỏ

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như:

Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh.

Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không?

Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:

Chứng minh nhân dân: 1 bản photo

Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.

Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.

Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hãng tàu, hoặc ở gần đó).

Bước 7: Lấy kết quả phân luồng

Sau khi có kết quả phần luồng từ hệ thống, bạn làm bước tiếp theo:

Luồng xanh

Khi nhận được kết quả do Hải quan trả về là luồng xanh thì về lý thuyết bạn chỉ cần xuống cảng nộp thuế (nếu có) và lấy hàng mà không phải làm gì thêm.

Tuy nhiên, trên thực tế ở các chi cục Hải quan, người khai vẫn phải xuống hải quan để kiểm tra xem thuế đã nổi trong tài khoản kho bạc của hải quan hay chưa. Đồng thời cán bộ hải quan cũng check lướt qua xem tờ khai có vấn đề gì hay không. Nếu phát hiện thấy sai sót (nghiêm trọng) trong khai báo, hải quan vẫn có thể dừng thủ tục lại và đề nghị lãnh đạo chuyển luồng (nếu cần).

Do đó, bạn vẫn nên đem theo bộ chứng từ hàng hóa để giải trình khi cần.

Luồng vàng

Nếu nhận được kết quả là luồng vàng, bạn phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như:

Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, không cần đóng dấu)

Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu tròn + chức danh)

Chứng từ khác: Vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng (kiểm tra chuyên ngành)…

Theo thông tư 38, thì hồ sơ hải quan đã đơn giản hơn, không cần hợp đồng ngoại thương và chi tiết đóng gói, tuy nhiên bạn nên chuẩn bị bản photo sẵn sàng để tham khảo tra cứu số liệu khi cần.

Luồng đỏ

Khi gặp phải luồng đỏ, bạn phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra xong hồ sơ giấy. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn kém chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả chủ hàng và cán bộ hải quan.

Đồng thời, hàng của bạn sẽ phải làm kiểm hóa hàng

Trước hết, bạn vẫn phải có bộ hồ sơ như luồng vàng trên đây. Sau khi hải quan tiếp nhận duyệt hồ sơ, sẽ chuyển sang cho đội kiểm hóa. Bạn đăng kí kiểm hóa, xuống cảng làm thủ tục hạ hàng đưa vào khu kiểm hóa, rồi liên hệ với cán bộ hải quan xuống làm thủ tục kiểm tra.

Hiện có 2 hình thức kiểm hóa: kiểm bằng máy soi (kiểm soi) và kiểm thủ công (gọi vui là “kiểm phanh”). Có trường hợp, hải quan kiểm máy soi thấy nghi ngờ lại cho mở container kiểm thủ công (rất mệt mỏi và tốn kém).

Sau khi kiểm tra xong, cán bộ hải quan sẽ về Chi cục làm các thủ tục cần thiết biên bản kiểm hóa. Nếu không có vấn đề gì, sẽ làm thủ tục quyết và bóc tờ khai là xong phần ở chi cục. Bạn in mã vạch tờ khai hải quan, và đến cảng làm nốt thủ tục ký hải quan giám sát (còn gọi là ký cổng bãi) là xong.

Thêm một chi tiết hữu ích, trong quá trình làm thủ tục, bạn có thể vào website của Tổng cục hải quan để cập nhật tình trạng một số bước công việc:

– Tra cứu nộp thuế, nợ thuế hải quan: sau khi nộp thuế xong, tra cứu nếu thấy tình trạng là “hết nợ”, nghĩa là tiền thuế đã vào tài khoản của hải quan. Nếu chưa vào thì phải đợi và nên kiểm tra lại khâu nộp thuế (nếu cần).

– Tra cứu tờ khai hải quan: tra cứu xem tình trang của tờ khai thế nào: đã thông quan hay chưa, ngày giờ thông quan… học kế toán thực tế

– In mã vạch tờ khai hải quan: nếu có mã vạch là đã thông quan.

Bước 8: Thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hóa là việc hoàn tất thủ tục hải quan với hàng xuất nhập khẩu.

Sau những bước ở trên và hàng được hải quan chấp nhận thông quan, bạn đã xong trách nhiệm. Khi đó, với hàng nhập khẩu, chủ hàng được quyền phân phối, mua bán, sử dụng…; còn với hàng xuất khẩu, hàng đã đủ điều kiện đưa ra khỏi Việt Nam (hoặc đưa vào Khu phi thuế quan).

Tác giả bài viết: Thanh Tân

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *